Efficiënter werken aan gemeentelijke subsidieaanvragen voor duurzaamheid

Klimaatsupport ondersteunt bij het verwerken van gemeentelijke subsidieaanvragen op het gebied van duurzaamheid. In de dagelijkse praktijk komt daar veel administratie bij kijken: gegevens verzamelen, documenten controleren, berekeningen uitvoeren en dossiers compleet en correct afhandelen.

Een deel van dit proces bestond uit Excel-overzichten, losse documenten en handmatige stappen. Dat werkte in de basis, maar kostte veel tijd en maakte samenwerken lastiger. Zeker wanneer meerdere mensen aan hetzelfde dossier werken, ontstaan er al snel verschillende versies, extra controles en onnodig handwerk.

De uitdaging

De grootste uitdaging was dat informatie en documentverwerking niet optimaal op elkaar aansloten. Medewerkers moesten gegevens handmatig bijwerken, documenten samenstellen en controles uitvoeren via verschillende stappen in het proces. Daardoor werd de verwerking van subsidieaanvragen onnodig arbeidsintensief en minder overzichtelijk.

Daarnaast ontstonden er herkenbare knelpunten:

• administratieve handelingen namen veel tijd in beslag;
• samenwerking rondom dossiers verliep minder soepel door losse bestanden en versies;
• standaarddocumenten moesten steeds opnieuw worden samengesteld;
• controles waren afhankelijk van handmatige checks;
• het overzicht over de actuele status van een subsidieaanvraag was niet altijd direct inzichtelijk.

Voor een organisatie als Klimaatsupport, waar zorgvuldigheid, snelheid en betrouwbaarheid belangrijk zijn, was er behoefte aan een oplossing die het werkproces slimmer en consistenter maakt.

De oplossing

Om dit proces te verbeteren, hebben we een SharePoint Canvas List App ontwikkeld binnen het Microsoft Power Platform. In deze oplossing werken medewerkers direct op een record in een centrale omgeving, waardoor informatie niet meer verspreid staat over losse bestanden of verschillende tussenstappen.

De app is ontworpen om het verwerken van subsidieaanvragen overzichtelijker, sneller en minder foutgevoelig te maken. Daarbij is gekozen voor een praktische inrichting die goed aansluit op de dagelijkse werkzaamheden van de medewerkers.

De oplossing combineert meerdere onderdelen:

• Realtime berekeningen in de app
  Medewerkers zien direct de uitkomsten van berekeningen terwijl zij in het dossier werken. Dat versnelt de verwerking en voorkomt extra handmatige tussenstappen.
• Documentgeneratie met Word templates via Power Automate
  Met behulp van de Word Online connector worden documenten automatisch samengesteld op basis van ingevoerde gegevens. Dit bespaart tijd en zorgt voor een uniforme output.
• Vier-ogen goedkeuring via een approval flow
  Door een ingebouwde goedkeuringsstap is er extra controle op belangrijke documenten en beslissingen. Dit verhoogt de betrouwbaarheid van het proces.
• PDF-verwerking binnen het dossier
  PDF-bestanden kunnen automatisch worden verwerkt en direct zichtbaar worden gemaakt binnen het juiste dossier.
• Centrale data in SharePoint én in de app
  Gegevens blijven zichtbaar in SharePoint, terwijl gebruikers profiteren van de gebruiksvriendelijke invoer en logica van de app. Zo ontstaat één centrale plek voor overzicht, samenwerking en beheer.

Het resultaat

Met deze oplossing verwerkt Klimaatsupport subsidieaanvragen sneller en met minder handmatige tussenstappen. Doordat medewerkers in één centrale omgeving werken, ontstaat er meer overzicht in dossiers, minder verwarring over versies en een stabieler proces voor documentafhandeling. Standaarddocumenten, geautomatiseerde controles en ingebouwde goedkeuringsstappen zorgen daarnaast voor meer betrouwbaarheid en een professionelere werkwijze. Tegelijk ligt er nu een schaalbare digitale basis waarop verder kan worden doorontwikkeld, zonder opnieuw vanaf nul te hoeven beginnen.

Over de licentie

Een bijkomend voordeel van deze aanpak is dat de oplossing goed aansluit op de bestaande Microsoft 365-omgeving. Omdat SharePoint en andere standaard Microsoft-onderdelen al binnen veel organisaties aanwezig zijn, kan dit vaak efficiënt worden ingericht binnen de tools die al gebruikt worden. De exacte licentie hangt wel af van de gekozen opzet en of er gebruik wordt gemaakt van premium Power Platform-functionaliteit.

Ook jouw proces slimmer inrichten?

Werk je met Excel-overzichten, losse documenten, handmatige controles of versnipperde dossierinformatie? Dan is de kans groot dat er met slimme automatisering in Microsoft 365 en het Power Platform veel winst te behalen valt.

Wij helpen organisaties om processen overzichtelijker, sneller en betrouwbaarder te maken met oplossingen die niet alleen gebouwd worden, maar ook beheerd en doorontwikkeld kunnen worden.